링크전송 신청을 승인하거나 거절하는 방법

개요

DirectCloud의 워크플로우를 이용하면 사용자가 아래 작업을 수행할 때 결재자의 승인을 받도록 설정할 수 있습니다.

파일 다운로드
폴더 및 파일의 링크 생성
파일첨부 메일발송
파일 업로드

워크플로우 신청자로 지정된 사용자가 대상 기능을 사용하기 위해 승인 신청을 하고, 워크플로우 결재자로 지정된 사용자가 이를 승인함으로써 비로소 작업이 가능해지는 구조입니다. 이 매뉴얼에서는 Web 브라우저와 DirectCloud 드라이브에서 링크전송 신청을 승인하거나 거절하는 방법에 대해 설명합니다.

제한·보충사항

관리 페이지에서 '워크플로우'가 '사용' 으로 활성화되어 있더라도, '공유설정'->' Shared Box 관리' 에서 '워크플로우'가 사용안함’으로 되어 있는 경우, 선택한 폴더에서는 워크플로우를 사용할 수 없습니다.
대리 결재자 또는 결재자로 설정된 워크플로우가 있는 경우, '워크플로우' > '결재함' 메뉴가 표시됩니다.
다음 작업이 수행되면 대리 결재자 또는 결재자에게 알림 메일이 발송됩니다. 신청 내용 변경 또는 신청 삭제 시에는 알림 메일이 발송되지 않습니다.
- 신청자가 결재를 신청한 경우
- 신청자가 신청한 워크플로우를 철회한 경우
- 대리 결재자 또는 결재자가 워크플로우를 승인 또는 거절한 경우
신청자에게는 아래 작업이 수행되었을 때 알림 메일이 발송됩니다.
- 대리 결재자 또는 결재자가 워크플로우를 승인 또는 거절한 경우
대리 결재자 또는 결재자에 그룹이 등록되어 있는 경우, 결재 신청이 이루어지면 해당 그룹에 속한 모든 사용자의 이메일 주소로 승인 요청 알림 메일이 발송됩니다.
워크플로우 설정에서 자동 결재에 체크되어 있는 경우, 선택한 일수가 경과한 뒤 0시 0분에 자동으로 승인됩니다. 단, 설정일의 자정 0시 0분까지를 1일로 계산합니다.
예를 들어, 설정일이 2023년 8월 7일 13시이고 자동 결재를 1일로 설정한 경우, 해당 일의 다음날인 2023년 8월 8일 0시 0분에 자동으로 승인됩니다.

절차

Web 브라우저에서 링크전송 워크플로우 승인/거절

[링크전송 워크플로우 화면 표시]

링크전송 워크플로의 결재자 또는 대리 결재자로 설정된 사용자로 사용자 페이지에 로그인합니다. 승인/거절이 필요한 신청이 있는 경우, '결재함' 메뉴의 문자 오른쪽 상단에 그 수가 빨간색 둥근 숫자로 표시됩니다.

Workflow > '결재함' 메뉴를 클릭합니다.

자신이 결재자 또는 대리 결재자로 설정된 워크플로우의 신청 목록이 표시됩니다. 승인/거절이 필요한 신청은 굵게 표시되어 있습니다.

항목

설명

제목

신청의 제목이 표시됩니다.

기능

신청의 대상이 되는 기능이 표시됩니다.

다운로드: 파일 다운로드
링크전송: 폴더 및 파일 링크 만들기
파일첨부 메일발송: 첨부 파일 생성
업로드: 파일 업로드

신청자

워크플로우를 신청한 사람의 이름이 표시됩니다.

기안일

신청한 날짜와 시간이 표시됩니다.

결재자

신청서에 설정된 결재자가 표시됩니다.

결재일

신청이 승인된 날짜와 시간이 표시됩니다.

상태

신청 상태가 표시됩니다.

대기: 결재자가 신청을 탐색하기 전의 상태입니다. 신청자는 신청 내용의 변경과 철회를 할 수 있습니다.
회수: 신청자가 신청을 회한 상태입니다.
열람 중: 결재자가 신청을 열람한 상태입니다. 신청자는 신청 내용의 변경과 철회를 할 수 없습니다.
반송: 워크플로에 설정된 결재자가 한 명만 있는 경우 신청이 승인되기 전에 결재자의 사용자 ID가 DirectCloud에서 삭제된 상태입니다. 신청자는 다른 신청자를 재설정하여 '재신청'하거나 신청을 '취소'해야 합니다.
승인: 신청이 승인된 상태입니다.
거절: 신청이 거절된 상태입니다.

승인/거절할 신청을 클릭합니다.

링크전송 워크플로우 화면이 표시됩니다.

[링크전송이 신청된 파일 확인]

링크전송 워크플로우 화면에서 폴더 이름 또는 파일 이름을 클릭합니다.

링크전송을 신청한 폴더나 파일이 표시됩니다. 링크전송을 신청하는 파일 목록은 폴더 이름이나 파일 이름을 클릭한 승인자만 볼 수 있습니다. 보안상 파일 확인 화면의 URL은 다른 사용자와 공유할 수 없습니다.

파일을 다운로드하려면 확인란을 선택하고 다운로드 버튼을 클릭합니다. 파일의 오른쪽 가장자리에 표시된 ▼ 버튼을 클릭하고 "다운로드"를 선택할 수도 있습니다.

파일 내용을 온라인으로 확인하려면 파일 이름을 클릭합니다.

미리보기 화면에 파일이 표시됩니다. 이 화면에서 오른쪽 상단의 다운로드 버튼을 클릭하여 파일을 다운로드할 수도 있습니다.

[링크전송 신청 승인]

링크전송 워크플로우 화면에서 링크전송 신청 내용을 확인합니다.

항목

설명

우선도

신청의 우선순위로 '일반', '긴급'을 선택합니다.

신청자

링크전송 워크플로우 신청자가 표시됩니다.

결재자

링크전송 워크플로우에 설정된 결재자가 표시됩니다. 또한 자신이 어떤 역할로 로그인했는지 확인할 수 있습니다. 워크플로우에 참조자나 대리 결재자가 설정되어 있는 경우 ▼를 클릭하여 확인할 수 있습니다.

링크 설정을 검토하고 승인 버튼을 클릭합니다. 이 화면에서는 설정을 변경할 수 없습니다. 링크 설정 항목에 대한 자세한 내용은 [Web] 링크 생성 화면을 표시하여 기본 기능을 확인하는 방법을 참조하십시오.

확인 화면에서 확인 버튼을 클릭합니다.

신청이 승인되고 '해당 워크플로우가 승인되었습니다.'라는 메시지가 표시됩니다. 또한 상태가 '승인'으로 변경됩니다.

[링크전송 신청을 거절]

'링크전송 워크플로우' 화면에서 링크전송 신청 내용을 확인하고 '거절' 버튼을 클릭합니다.

거절 이유를 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.

신청이 거부되고 "해당 워크플로우가 거절되었습니다."라는 메시지가 표시됩니다. 또한 상태가 '거절'로 변경됩니다.