파일첨부 메일발송 신청을 승인하거나 거부하는 방법

개요

DirectCloud 승인 워크플로우를 사용하면 사용자가 다음 작업을 수행할 때 결재자가 승인할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

파일 다운로드
폴더 및 파일 링크 만들기
파일 첨부메일 보내기
파일 업로드

워크플로우의 신청자로 지정된 유저가 대상이 되는 기능을 이용하기 위한 승인 신청을 실시해, 워크플로우의 결재자로 지정된 유저에 의해 승인되는 것으로, 처음으로 조작이 가능하게 되는 구조입니다 . 이 매뉴얼 에서는 Web 애플리케이션과 DirectCloud 드라이브에서 파일첨부 메일발송 신청을 승인하거나 거부하는 방법에 대해 설명합니다.

제한·보충사항

관리 페이지에서 '워크플로우'가 '사용' 으로 활성화되어 있더라도, '공유설정'->' Shared Box 관리' 에서 '워크플로우'가 사용안함’으로 되어 있는 경우, 선택한 폴더에서는 승인 워크플로우를 사용할 수 없습니다.
대리 결재자 또는 결재자로 설정된 워크플로우가 있는 경우, ‘Workflow’ ＞ ‘결재함’ 메뉴가 표시됩니다.
다음 작업이 수행되면 대리 결재자 또는 결재자에게 알림 메일이 발송됩니다. 단, 신청 내용 변경이나 신청 삭제의 경우에는 알림 메일이 발송되지 않습니다.
- 신청자에 의한 승인 신청
- 신청자에 의한 신청한 워크플로우의 철회
- 대리 결재자 또는 결재자에 의한 워크플로우의 승인 또는 반려
신청자에게는 다음 작업이 수행될 때 알림 메일이 발송됩니다.
- 대리 결재자 또는 결재자에 의한 워크플로우의 승인 또는 반려
대리 결재자 또는 결재자에 그룹이 등록되어 있는 경우, 승인 요청이 제출되면 그룹에 속한 모든 사용자의 이메일 주소로 승인 요청 알림 메일이 발송됩니다.
워크플로우 설정에서 ‘자동 승인’에 체크되어 있는 경우, 선택한 일수가 경과한 후 0시 0분에 자동으로 승인됩니다. 단, 설정한 날의 자정(0시 0분)까지를 하루로 계산합니다.
예를 들어, 설정일이 2023년 8월 7일 13시이고 자동 승인을 1일로 설정한 경우, 그날 밤 2023년 8월 8일 0시 0분에 자동 승인됩니다.

절차

Web 애플리케이션에서 파일첨부 메일발송 신청 승인/거절

파일첨부 메일발송 승인 화면 표시

파일첨부 메일발송 워크플로의 결재자 또는 대리 결재자로 설정된 사용자로 사용자 페이지에 로그인합니다. 승인/거절이 필요한 신청이 있는 경우, 결재함 메뉴의 오른쪽 상단에 빨간색 둥근 숫자로 표시됩니다.
Workflow > 결재함 메뉴를 클릭합니다.

자신이 결재자 또는 대리 결재자로 설정된 워크플로의 신청 목록이 표시됩니다. 승인/거절이 필요한 신청은 굵게 표시되어 있습니다.

제목

신청의 제목이 표시됩니다.

기능

신청의 대상이 되는 기능이 표시됩니다.

다운로드: 파일 다운로드
링크: 폴더 및 파일 링크 만들기
첨부파일 보내기: 첨부파일 만들기
업로드: 파일 업로드

기안일

신청한 날짜와 시간이 표시됩니다.

결재자

신청서에 설정된 결재자가 표시됩니다.

결재일

신청이 승인된 날짜와 시간이 표시됩니다.

상태

신청 상태가 표시됩니다.

대기: 결재자가 신청을 탐색하기 전의 상태입니다. 신청자는 신청 내용의 변경과 철회를 할 수 있습니다.
회수: 신청자가 신청을 회한 상태입니다.
열람 중: 결재자가 신청을 열람한 상태입니다. 신청자는 신청 내용의 변경과 철회를 할 수 없습니다.
반송: 워크플로에 설정된 결재자가 한 명만 있는 경우 신청이 승인되기 전에 결재자의 사용자 ID가 DirectCloud에서 삭제된 상태입니다. 신청자는 다른 신청자를 재설정하여 '재신청'하거나 신청을 '취소'해야 합니다.
승인: 신청이 승인된 상태입니다.
거절: 신청이 부인된 상태입니다.

승인/거절할 신청을 클릭합니다.

파일첨부 메일발송 워크플로우 화면이 표시됩니다.

파일첨부 메일발송이 신청된 파일 확인

파일첨부 메일발송 워크플로우 화면에서 파일검토를 클릭합니다.

파일첨부 메일발송이 신청된 파일 목록이 표시됩니다. 파일첨부 메일발송을 신청하는 파일 목록은 '파일검토'을 클릭한 승인자만 확인할 수 있습니다. 보안상 파일 확인 화면의 URL은 다른 사용자와 공유할 수 없습니다.

파일을 다운로드하려면 확인란을 선택하고 다운로드 버튼을 클릭합니다. 파일의 오른쪽 가장자리에 표시된 ▼ 버튼을 클릭하고 "다운로드"를 선택할 수도 있습니다.

파일 내용을 온라인으로 확인하려면 파일 이름을 클릭합니다.

미리보기 화면에 파일이 표시됩니다. 이 화면에서 오른쪽 상단의 다운로드 버튼을 클릭하여 파일을 다운로드할 수도 있습니다.

파일첨부 메일발송신청 승인

파일첨부 메일발송 워크플로 화면에서 첨부파일 제출 신청 내용을 확인합니다.

항목

설명

우선도

신청자가 설정한 신청의 우선순위로 ‘일’ 또는 ‘긴급’이 표시됩니다.

신청자

파일첨부 메일발송 신청자가 표시됩니다.

결재자

파일첨부 메일발송 워크플로우에 설정된 결재자가 표시됩니다.

파일첨부 메일발송 설정을 검토하고 승인 버튼을 클릭합니다.

확인 화면에서 확인 버튼을 클릭합니다.

신청이 승인되고 '해당 워크플로우가 승인되었습니다.'라는 메시지가 표시됩니다. 또한 상태가 '승인'으로 변경됩니다.

파일첨부 메일발송 신청 거절

파일첨부 메일발송 워크플로우 화면에서 첨부파일 제출 신청 내용을 확인하고 거절 버튼을 클릭합니다.

거절 이유를 입력하고 확인 버튼을 클릭합니다.

신청이 거부되고 "해당 워크플로우가 거절되었습니다."라는 메시지가 표시됩니다. 또한 상태가 '거절'로 변경됩니다.

DirectCloud 드라이브에서 파일첨부 메일발송 신청 승인/거절