다운로드 워크플로우를 신청하는 방법

개요

DirectCloud의 워크플로우를 이용하면 사용자가 아래 작업을 수행할 때 결재자의 승인을 받도록 설정할 수 있습니다.

파일 다운로드
폴더 및 파일의 링크 생성
파일첨부 메일발송
파일 업로드

워크플로우 신청자로 지정된 사용자가 대상 기능을 사용하기 위해 승인 신청을 하고, 워크플로우 결재자로 지정된 사용자가 이를 승인함으로써 비로소 작업이 가능해지는 구조입니다. 이 매뉴얼 에서는 Web 브라우저와 DirectCloud 드라이브에서 파일 다운로드 워크플로우를 신청하는 방법에 대해 설명합니다.

제한·보충사항

관리 페이지에서 '워크플로우'가 '사용' 으로 활성화되어 있더라도, '공유설정'->' Shared Box 관리' 에서 '워크플로우'가 사용안함’으로 되어 있는 경우, 선택한 폴더에서는 워크플로우를 사용할 수 없습니다.
한 번에 200개를 초과하는 파일 다운로드를 신청할 수 없습니다.
신청자로 등록된 Guest는 승인 신청, 내용 변경, 철회, 삭제를 할 수 있습니다.
다음 작업이 수행되면 대리 결재자 또는 결재자에게 알림 메일이 발송됩니다. 단, 신청 내용 변경이나 신청 삭제의 경우에는 알림 메일이 발송되지 않습니다.
- 신청자에 의한 승인 신청
- 신청자에 의한 신청한 워크플로우의 철회
- 대리 결재자 또는 결재자에 의한 워크플로우의 승인 또는 거절
신청자에게는 다음 작업이 수행될 때 알림 메일이 발송됩니다.
- 대리 결재자 또는 결재자에 의한 워크플로우의 승인 또는 거절
대리 결재자 또는 결재자에 그룹이 등록되어 있는 경우, 승인 요청이 제출되면 그룹에 속한 모든 사용자의 이메일 주소로 승인 요청 알림 메일이 발송됩니다.
워크플로우 설정에서 ‘자동 결재’에 체크되어 있는 경우, 선택한 일수가 경과한 후 0시 0분에 자동으로 결재됩니다. 단, 설정한 날의 자정(0시 0분)까지를 하루로 계산합니다.
예를 들어, 설정일이 2023년 8월 7일 13시이고 자동 승인을 1일로 설정한 경우, 그날 밤 2023년 8월 8일 0시 0분에 자동 결재됩니다.
‘다운로드’, ‘업로드’ 워크플로우에서 신청자로 설정된 사용자는 DirectCloud Drive에서 다음 작업을 수행할 수 없습니다.
- 드래그 앤 드롭을 통한 다운로드 및 업로드
- 직접 편집
- 이름 변경
- 폴더 및 파일 이동
- 폴더 및 파일 복사
- 폴더 생성
- 폴더 및 파일 삭제
다음 작업은 가능합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼 메뉴를 통한 다운로드 및 업로드
- 미리보기
- 온라인 편집
- 링크 생성
- 버전 관리
- 파일 잠금

절차

Web 브라우저에서 다운로드 승인 신청

[다운로드 워크플로우 화면 표시]

다운로드 워크플로우가 생성된 경우, 신청자로 설정된 사용자가 파일을 다운로드하려고 하면 다운로드를 신청할 수 있는 "다운로드 워크플로우" 화면이 표시됩니다.

다운로드 워크플로우에서 신청자로 설정되지 않은 사용자가 파일을 다운로드하려고 하면 다음 화면이 표시됩니다.

[다운로드 신청]

'다운로드 워크플로우' 화면에서 다음 설정을 지정하고 '신청' 버튼을 클릭합니다.

항목

설명

우선도

신청의 우선순위로 '일반', '긴급'을 선택합니다.

결재자

다운로드 워크플로우에 설정된 결재자가 표시됩니다. 워크플로우에 참조자나 대리 결재자가 설정되어 있는 경우 ▼를 클릭하여 확인할 수 있습니다. 유효한 다운로드 워크플로우가 여러 개인 경우 워크플로우를 선택하여 결재자를 전환할 수 있습니다.

제목

신청서의 제목을 입력합니다.

다운로드 목록

다운로드를 신청한 파일 목록이 표시됩니다.

다운로드 만료일

체크를 하면 다운로드의 기한을 설정할 수 있습니다. 날짜 입력란을 클릭하고 표시된 캘린더에서 날짜를 클릭하면 기한이 설정됩니다.

'Workflow' > '기안함' 메뉴를 클릭합니다.

상태가 '대기'인 신청이 추가되어 있는지 확인합니다.

항목

설명

제목

신청의 제목이 표시됩니다.

기능

신청의 대상이 되는 기능이 표시됩니다.

다운로드: 파일 다운로드
링크전송: 폴더 및 파일 링크 전송
파일첨부 메일발송: 첨부 파일 생성
업로드: 파일 업로드

기안일

신청한 날짜와 시간이 표시됩니다.

결재자

신청서에 설정된 결재자가 표시됩니다.

결재일

신청이 승인된 날짜와 시간이 표시됩니다.

상태

신청 상태가 표시됩니다.

대기: 결재자가 신청을 탐색하기 전의 상태입니다. 신청자는 신청 내용의 변경과 철회를 할 수 있습니다.
회수: 신청자가 신청을 회한 상태입니다.
열람 중: 결재자가 신청을 열람한 상태입니다. 신청자는 신청 내용의 변경과 철회를 할 수 없습니다.
반송: 워크플로우에 설정된 결재자가 한 명만 있는 경우 신청이 승인되기 전에 결재자의 사용자 ID가 DirectCloud에서 삭제된 상태입니다. 신청자는 다른 신청자를 재설정하여 '재신청'하거나 신청을 '취소'해야 합니다.
승인: 신청이 승인된 상태입니다.
거절: 신청이 거절된 상태입니다.

[신청 승인 후 파일 다운로드]

신청이 승인되면 파일을 다운로드할 수 있습니다.

'Workflow' > '기안함' 메뉴에서 상태가 '승인'인 다운로드 신청을 클릭합니다.

다운로드 버튼을 클릭합니다.

다운로드하려는 파일을 체크하고 다운로드 버튼을 클릭합니다. 파일의 오른쪽 가장자리에 표시된 ▼ 버튼을 클릭하고 "다운로드"를 선택할 수도 있습니다.

[다운로드 신청이 거절된 경우]

신청이 거절되었을 경우, 다운로드 워크플로우 화면에 표시되고 있는 메시지에 「ㅇㅇ님이 거절하였습니다.」의▼를 클릭하면, 결재자 또는 대리 결재자가 신청을 거절했을 때에 입력한 이유를 확인할 수 있습니다.