워크플로우를 일괄 추가하는 방법

개요

DirectCloud의 승인 워크플로우를 이용하면, 사용자가 다음 작업을 수행할 때 승인자의 승인을 받도록 설정할 수 있습니다.

· 파일 다운로드 · 폴더 및 파일 링크 생성 · 파일 첨부 메일 발송 · 파일 업로드

워크플로우의 신청자로 지정된 사용자가 해당 기능을 이용하기 위해 승인 신청을 하고, 워크플로우의 승인자로 지정된 사용자가 이를 승인함으로써 비로소 작업을 수행할 수 있는 구조입니다. 템플릿에 따라 워크플로우 추가용 CSV 파일을 작성하여 가져오면, 여러 워크플로우를 한 번에 일괄 추가할 수 있습니다. 이 매뉴얼 에서는 승인 워크플로우 > 기본 설정 메뉴의 워크플로우 일괄 처리에서 워크플로우를 추가하는 방법에 대해 설명합니다.

제한·보충사항

관리자 권한이 부여된 사용자는 관리자의 기능 제한 으로 "워크플로우"를 선택해야 합니다.
워크플로우를 이용하려면, 워크플로우를 사용하는 방법의 절차에 따라 워크플로우 기본 설정에서 사용이 선택되어 있어야 합니다.
워크플로우가 활성화되어 있는 경우에도, 지정 폴더에서 워크플로우를 활성화하는 방법에서 워크플로우 설정이 사용하지 않음으로 되어 있으면, 선택한 폴더에서는 워크플로우를 사용할 수 없습니다.
워크플로우 추가용 CSV 파일로 템플릿 CSV 파일을 사용할 때에는, 1행의 헤더를 삭제하거나 항목명을 변경하지 마시기 바랍니다.
Guest는 신청자로 추가할 수 있지만, 참조자, 대리 승인자, 승인자로 추가할 수는 없습니다.
대리 결재자 또는 결재자에 그룹이 등록되어 있는 경우, 결재 신청이 이루어지면 그 그룹에 속한 모든 사용자의 메일 주소로 결재 요청 알림 메일이 전송됩니다.
자동 결재에 체크한 경우, 선택한 일수가 경과한 후 0시 0분에 자동으로 결재됩니다. 다만, 설정한 날의 자정 0시 0분까지를 1일로 계산합니다.
예를 들어, 설정일이 2023년 8월 7일 13시이고 자동 결재를 1일로 설정한 경우, 당일 심야인 2023년 8월 8일 0시 0분에 자동 결됩니다.
파일을 지정해서 워크플로우를 적용하는 것은 불가능합니다.
다운로드, 업로드 워크플로우에서 신청자로 설정된 사용자는 DirectCloud 드라이브에서 다음 작업을 할 수 없게 됩니다. ·드래그 앤 드롭으로 다운로드 및 업로드 ·직접 편집 ·이름 변경 ·폴더와 파일 이동 ·폴더와 파일 복사 ·폴더 생성 ·폴더와 파일 삭제
다음 작업은 가능합니다.
·마우스 오른쪽 버튼 메뉴에서의 다운로드 및 업로드 ·미리보기 ·온라인 편집 ·링크 생성 ·버전 관리 ·파일 잠금
링크, 첨부 파일 전송 워크플로우에서는 신청자에 대한 작업 제한이 없습니다.
워크플로우의 워크플로우명, 신청자(그룹명), 참조자(그룹명), 대리 결재자(그룹명), 결재자(그룹명)에 사용할 수 있는 문자와 사용할 수 없는 문자는 다음과 같습니다.
- 사용할 수 있는 문자 UTF-8의 한자, 히라가나, 영문 대소문자, 숫자, 공백, 다국어 문자, 기호 및 이모지 등
- 사용할 수 없는 문자 \ / : * ? “ < > |
문자 코드가 Shift_JIS인 CSV 파일 또는 텍스트 파일에 X 0213:2004(통칭 JIS2004) 규격에서 변경된 구자체 문자를 입력하면, 저장 시 문자가 깨집니다. 그 상태에서 CSV 파일이나 텍스트 파일을 가져오면, 깨진 문자가 그대로 가져와집니다.
문자 깨짐을 방지하기 위해 문자 코드로 UTF-8 BOM 포함을 사용할 것을 권장합니다.
내보내기되는 워크플로우 정보 및 템플릿의 문자 코드는 환경 설정 ＞ 상세 설정 메뉴의 내보내기 시 문자 코드 설정에서 지정됩니다.

절차

워크플로우 일괄 처리 화면 표시

'워크플로우' > '설정' 메뉴를 선택하고 생성된 워크플로우 관리 탭을 클릭합니다.

'결재선 일괄 등록'을 클릭합니다.

결재선 일괄 등록 화면이 표시됩니다.

CSV 업로드 샘플양식 다운로드

워크플로우 CSV 업로드에서 샘플 양식 버튼을 클릭합니다.

워크플로우의 일괄 추가에 사용할 CSV 파일 템플릿이 다운로드됩니다.

워크플로우 추가를 위한 CSV 파일 만들기

다운로드한 템플릿을 편집하여 워크플로 추가를 위한 CSV 파일을 만듭니다.

항목

내용

필수

결재선 ID

워크플로 ID는 이 문서에서 설명하는 워크플로의 일괄 추가에 사용되지 않으므로 이 입력란에 아무 것도 입력하지 마십시오.

결재선명

워크플로 이름을 50자 이내로 입력합니다.

〇

상태

워크플로의 상태로 다음 중 하나를 설정합니다. 입력되지 않은 경우 Y가 적용됩니다.

Y: 유효
N: 무효

기능

워크플로의 대상이 되는 기능을 다음 중 하나 이상 설정합니다. 여러 기능을 설정하는 경우 반각 콜론 ":"으로 구분하여 입력합니다.

download: 다운로드
링크: 링크
mail: 첨부파일 전송
upload: 업로드

〇

자동결재

워크플로 신청 자동 승인 설정으로 다음 중 하나를 입력합니다. 입력되지 않은 경우 N이 적용됩니다.

N: 자동 승인을 사용하지 않음
0에서 5까지의 숫자: 자동 승인을 받을 때까지 일 수 0을 지정하면 즉시 승인됩니다.

신청자(그룹명)

워크플로 신청자로 '그룹 이름'을 설정합니다. 그룹 계층 구조의 맨 위에 있는 회사 이름으로 시작하는 그룹의 경로를 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예: 주식회사 TEST/A부/B그룹 복수의 그룹을 설정하는 경우는, 콜론 「:」으로 단락지어 입력합니다. 신청자에게는, 「신청자(그룹명)」「신청자(유저 ID)」의 어느쪽이든을 입력할 필요가 있습니다.

〇

신청자(사용자ID)

워크플로 신청자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 사용자 ID를 설정하는 경우 콜론 ":"으로 구분하여 입력합니다. 신청자에게는, 「신청자(그룹명)」「신청자(유저 ID)」의 어느쪽이든을 입력할 필요가 있습니다.

〇

참조자 (그룹 이름)

워크플로의 참조자로 그룹 이름을 설정합니다. 그룹 계층 구조의 맨 위에 있는 회사 이름으로 시작하는 그룹의 경로를 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예：주식회사 TEST/A부/B그룹 복수의 그룹을 설정하는 경우는, 콜론 「:」으로 단락지어 입력합니다.

참조자(사용자 ID)

워크플로의 참조자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 사용자 ID를 설정하는 경우 콜론 ":"으로 구분하여 입력합니다.

대리결재자(그룹명)

워크플로의 대리 승인자로 그룹 이름을 설정합니다. 그룹 계층 구조의 맨 위에 있는 회사 이름으로 시작하는 그룹의 경로를 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예: 주식회사 TEST/A부/B그룹 복수의 그룹을 설정하는 경우는, 콜론 「:」으로 단락지어 입력합니다.

대리결재자(사용자ID)

워크플로의 대리 승인자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 사용자 ID를 설정하는 경우 콜론 ":"으로 구분하여 입력합니다.

결재자(그룹명)

워크플로 승인자로 그룹 이름을 설정합니다. 그룹 계층 구조의 맨 위에 있는 회사 이름으로 시작하는 그룹의 경로를 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예：주식회사 TEST/A부/B그룹 복수의 그룹을 설정하는 경우는, 콜론 「:」으로 단락지어 입력합니다. 승인자는 승인자(그룹 이름), 승인자(사용자 ID) 중 하나를 입력해야 합니다.

〇

결재자(사용자ID)

워크플로 승인자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 사용자 ID를 설정하는 경우 콜론 ":"으로 구분하여 입력합니다. 승인자는 승인자(그룹 이름), 승인자(사용자 ID) 중 하나를 입력해야 합니다.

〇

워크플로 추가를 위한 CSV 파일 가져오기