워크플로우를 일괄 추가하는 방법

개요

워크플로우를 사용하면 사용자가 다음 작업을 수행할 때 결재자가 승인할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

다운로드
링크전송
파일첨부 메일발송
업로드

워크플로우의 신청자로 지정된 사용자가 대상 기능을 이용하기 위한 승인 신청을 하고, 워크플로우의 결재자로 지정된 사용자에 의해 승인됨으로써, 비로소 조작이 가능해지는 구조입니다. 템플릿에 따라 워크플로우 추가용 CSV 파일을 생성하여 업로드하면, 여러 개의 워크플로우를 일괄로 추가할 수 있습니다. 이 매뉴얼에서는, '워크플로우' > '설정' 메뉴의 '워크플로우 일괄 등록'에서 워크플로우를 추가하는 방법에 대해 설명합니다.

제한·보충사항

관리자 권한이 부여된 사용자는 관리자 페이지에서 '워크플로우' 항목을 사용할 수 있습니다.
워크플로우를 이용하려면 워크플로우를 활성화하는 방법의 절차에 따라, '워크플로우 설정'에서 '사용'이 선택되어 있어야 합니다.
워크플로우를 활성화하는 방법에서 워크플로우가 활성화되어 있더라도, 특정 폴더에서 워크플로우를 활성화하 방법에서 '워크플로우' 설정이 '사용 안함'으로 되어 있는 경우, 선택한 폴더에서는 워크플로우를 사용할 수 없습니다.
워크플로우 추가용 CSV 파일로 템플릿 CSV 파일을 사용할 때에는, 1행의 헤더를 삭제하거나 항목명을 변경하지 마시기 바랍니다.
Guest는 신청자로 추가할 수 있지만, 참조자, 대리 결재자, 결재자로 추가할 수는 없습니다.
대리 결재자 또는 결재자에 그룹이 등록되어 있는 경우, 결재 신청이 이루어지면 그 그룹에 속한 모든 사용자의 메일 주소로 결재 요청 알림 메일이 전송됩니다.
'자동 결재'에 체크한 경우, 선택한 일수가 경과한 후 0시 0분에 자동으로 결재됩니다. 다만, 설정한 날의 자정 0시 0분까지를 1일로 계산합니다.
예를 들어, 설정일이 2023년 8월 7일 13시이고 자동 결재를 1일로 설정한 경우, 당일 심야인 2023년 8월 8일 0시 0분에 자동 결됩니다.
파일을 지정해서 워크플로우를 적용하는 것은 불가능합니다.
다운로드, 업로드 워크플로우에서 신청자로 설정된 사용자는 DirectCloud 드라이브에서 다음 작업을 할 수 없게 됩니다.
- 드래그 앤 드롭으로 다운로드 및 업로드
- 직접 편집
- 이름 변경
- 폴더와 파일 이동
- 폴더와 파일 복사
- 폴더 생성
- 폴더와 파일 삭제
다음 작업은 가능합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼 메뉴에서의 다운로드 및 업로드
- 미리보기
- 온라인 편집
- 링크 생성
- 버전 관리
- 파일 잠금
링크 또는 파일첨부 메일발송 워크플로우에서는 신청자에 대한 작업 제한이 없습니다.
워크플로우의 워크플로우명, 신청자(그룹명), 참조자(그룹명), 대리 결재자(그룹명), 결재자(그룹명)에 사용할 수 있는 문자와 사용할 수 없는 문자는 다음과 같습니다.
- 사용할 수 있는 문자 UTF-8의 한자, 히라가나, 영문 대소문자, 숫자, 공백, 다국어 문자, 기호 및 이모지 등
- 사용할 수 없는 문자 \ / : * ? “ < > |
문자 코드가 Shift_JIS인 CSV 파일 또는 텍스트 파일에 X 0213:2004(통칭 JIS2004) 규격에서 변경된 구자체 문자를 입력하면, 저장 시 문자가 깨집니다. 그 상태에서 CSV 파일이나 텍스트 파일을 가져오면, 깨진 문자가 그대로 가져와집니다.
문자 깨짐을 방지하기 위해 문자 코드로 UTF-8 BOM 포함을 사용할 것을 권장합니다.
다운로드되는 CSV 파일의 문자 코드는, '공유 설정' > '세부 기능 설정' 메뉴의 '문자 인코딩'에서 설정되어 있습니다. 자세한 내용은, 다운로드하는 CSV 파일의 문자 코드를 설정하는 방법을 참조해 주시기 바랍니다.

절차

워크플로우 일괄 등록 화면 표시

'워크플로우' > '설정' 메뉴를 선택하고 생성된 '워크플로우 관리' 탭을 클릭합니다.

'결재선 일괄 등록'을 클릭합니다. 결재선 일괄 등록 화면이 표시됩니다.

CSV 업로드 샘플양식 다운로드

워크플로우 'CSV 업로드'에서 '샘플 양식' 버튼을 클릭합니다. 워크플로우의 일괄 추가에 사용할 CSV 파일 템플릿이 다운로드됩니다.

워크플로우 추가를 위한 CSV 파일 만들기

다운로드한 템플릿을 편집하여 워크플로우 추가를 위한 CSV 파일을 만듭니다.

항목

내용

필수

결재선 ID

워크플로우 ID는 이 문서에서 설명하는 워크플로의 일괄 추가에 사용되지 않으므로 이 입력란에 아무 것도 입력하지 마십시오.

결재선명

워크플로우 이름을 50자 이내로 입력합니다.

〇

상태

워크플로우의 상태로 다음 중 하나를 설정합니다. 입력되지 않은 경우 Y가 적용됩니다.

Y: 유효
N: 무효

기능

워크플로우의 대상이 되는 기능을 다음 중 하나 이상 설정합니다. 여러 기능을 설정하는 경우 반각 콜론 ":"으로 구분하여 입력합니다.

download: 다운로드
link: 링크전송
mail: 파일첨부 메일발송
upload: 업로드

〇

자동결재

워크플로우의 '자동 결재' 설정으로 다음 중 하나를 입력합니다. 입력되지 않은 경우 N이 적용됩니다.

N: 자동 승인을 사용하지 않음
0에서 5까지의 숫자: 자동 승인을 받을 때까지 일 수 0을 지정하면 즉시 승인됩니다.

신청자(그룹명)

워크플로우의 신청자로 '그룹명'을 설정합니다. 그룹 계층의 최상위에 있는 회사명으로 시작하는 그룹 경로를, 반각 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예) 주식회사TEST/A부/B그룹

여러 개의 그룹을 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다. 신청자에는, '신청자(그룹명)', '신청자(사용자 ID)' 중 하나를 반드시 입력해야 합니다.

〇

신청자(사용자ID)

워크플로우의 신청자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 개의 사용자 ID를 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다. 신청자에는, '신청자(그룹명)', '신청자(사용자 ID)' 중 하나를 반드시 입력해야 합니다.

〇

참조자 (그룹 이름)

워크플로우의 참조자로 '그룹명'을 설정합니다. 그룹 계층의 최상위에 있는 회사명으로 시작하는 그룹 경로를, 반각 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예) 주식회사TEST/A부/B그룹

여러 개의 그룹을 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다.

참조자(사용자 ID)

워크플로우의 참조자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 개의 사용자 ID를 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다.

대리결재자(그룹명)

워크플로우의 대리 결재자로 '그룹명'을 설정합니다. 그룹 계층의 최상위에 있는 회사명으로 시작하는 그룹 경로를, 반각 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예) 주식회사TEST/A부/B그룹

여러 개의 그룹을 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다.

대리결재자(사용자ID)

워크플로우의 대리 결재자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 개의 사용자 ID를 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다.

결재자(그룹명)

워크플로우의 결재자로 '그룹명'을 설정합니다. 그룹 계층의 최상위에 있는 회사명으로 시작하는 그룹 경로를, 반각 슬래시(/)로 구분하여 입력합니다. 예) 주식회사TEST/A부/B그룹

여러 개의 그룹을 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다. 결재자에는, '결재자(그룹명)', '결재자(사용자 ID)' 중 하나를 반드시 입력해야 합니다.

〇

결재자(사용자ID)

워크플로우의 결재자로 사용자 ID를 설정합니다. 여러 개의 사용자 ID를 설정하는 경우에는, 콜론 ':'으로 구분하여 입력합니다. 결재자에는, '결재자(그룹명)', '결재자(사용자 ID)' 중 하나를 반드시 입력해야 합니다.

〇

워크플로우 추가를 위한 CSV 파일 업로드

워크플로우 일괄 등록 화면의 'CSV 업로드' 설정에서 '결재선 추가'를 선택하고, 파일 선택 버튼을 클릭하여 작성한 워크플로우 추가용 CSV 파일을 선택합니다.

업로드 버튼을 클릭합니다.

CSV 업로드 확인 화면에서 '파일명, 입력 행 수, 처리방법'을 확인한 후 바로 신청 버튼을 클릭합니다. '이메일로 접수 신청서 발행' 버튼을 클릭한 경우 이 매뉴얼의 절차 중 '워크플로우 추가 최종 신청서 제출' 단계에서 최종 신청서를 제출하고 워크플로우를 업로드 합니다.